معاون اداری مالی دانشکده پزشکی در گفتگویی تجربیات خود در زمینه مدیریت مناسب مصرف منابع به ویژه میزان مصرف کاغذ در محیط کاری را به اشتراک گذاشت.

بهرام طهماسبی در گفتگو با خبرنگار وب‌دا در همدان با بیان اینکه مدیران توانمند روش‌های مختلفی برای مدیریت مناسب مصرف منابع، تحقق اهداف و کاهش میزان مصرف کاغذ دارند اظهار کرد: همه مدیران پایه، میانی و ارشد برای ایجاد تغییرات در سیستم اداری و موفقیت بیشتر باید هدف نهایی خود را مشخص کنند.

وی با تاکید بر لزوم توجه به انجام سریع امور اداری و پرهیز از انباشت‌شدن کارها و به حداقل رسیدن مکاتبات، دستیابی به این موضوع را نیازمند مکانیسم مناسب مدیریتی دانست.

معاون اداری مالی دانشکده پزشکی به حذف وسایل اضافی در اتاق خود اشاره کرد و گفت: مادامی که در اتاق مدیران و کارکنان اداره‌ها کمد، فایل، گشو و کازیه برای بایگانی نامه‌ها و مکاتبات وجود دارد، انجام به‌روز کارها میسر نمی‌شود.

وی که با این نگاه از چند ماه گذشته اتاق کاری خود را خلوت کرده است، ادامه داد: زیرساخت‌های موجود و فضای سایبری و الکترونیک و برنامه‌های موجود در موبایل جوابگوی بسیاری از نیازها کارکنان اداره‌ها است همچنین بسیاری از دستورالعمل‌ها در چارگون یا نزد کارشناسان موجود است و قابلیت ذخیره‌شدن در سیستم کامپیوتر را دارد و همه این موارد ما را در استفاده از کاغذ برای بسیاری از موارد بی‌نیاز می‌کند.

طهماسبی با بیان اینکه خود را به انجام نامه‌های دریافتی، اجرایی، عملیاتی و ارجاعی در همان روز متعهد می‌دانم، اظهار کرد: با وجود اینکه نامه‌های چند کارتابل اداری در اختیار من است با تدابیر اندیشیده شده همه این نامه‌ها به سرعت تعیین تکلیف می‌شود و موردی برای روز بعد باقی نمی‌ماند.

وی با اشاره به تلاش‌های انجام شده به منظور متقاعد کردن سیستم اصلی دانشکده پزشکی برای استفاده از این رویکرد گفت: با هماهنگی‌های انجام شده هر درخواست اداری به صورت مکاتبه بدون کاغذ و در چارگون ارسال می‌شود همچنین خود را ملزم کردم که برای نوشتن پیشنویس نامه‌ها از طریق ارسال با چارگون یا تایپ در برنامه نوشتاری کامپیوتر اقدام کنم و به این دلیل در اتاق من کاغذی وجود ندارد.

معاون اداری مالی دانشکده پزشکی در خصوص امضای برخی اسناد اداری نیز گفت: امضای اسناد اداری در روزی مشخص در اتاق خودم یا امورمالی و یا امور اداری انجام می‌شود همچنین روزانه زمانی را برای حضور در امور مالی، اداری و در صورت نیاز دبیرخانه اختصاص داده‌ام.

وی این اقدامات انجام شده را در گسترش ذهنیت صرفه‌جویی در منابع موثر دانست و یادآور شد: با حمایتهای حوزه معاونت توسعه دانشگاه تمام بایگانی‌های راکد دانشکده از طریق اسکن به  فایل‌های الکترونیکی تبدیل شده است در صورتیکه پیش از این مسئول بایگانی برای یافتن نامه با مشکلات بسیاری مواجه بود در حالیکه هم‌اکنون نامه‌ها اسکن شده به صورت فایلهای الکترونیکی در آمده و در اختیار است.

طهماسبی با اشاره به کاهش فضای اختصاص یافته به بایگانی دانشکده گفت: فضای بایگانی در سالهای گذشته 60 مترمربع بود که امروزه به پنج مترمربع کاهش پیدا کرده که به صورت بایگانی راکد باقی مانده و معمولا نیازی به آن وجود ندارد.

وی با بیان اینکه بعد از تحویل مسئولیت کاری دغدغه‌ای برای ارائه اطلاعات به مسئول بعدی ندارم، گفت: با توجه به انجام روزانه امور و مشخص بودن روند اجرای کارها دغدغه‌ای برای بررسی موارد با معاون اداری مالی بعدی دانشکده وجود ندارد و اقدامات زمانبر نیز به کارشناس مربوطه ارجاع داده شده است.

معاون اداری مالی دانشکده پزشکی ابراز امیدواری کرد که واحدهای مختلف داشکده پزشکی به قابلیت الکترونیکی شدن بسیاری از کارها پی ببرند و بدانند که در بسیاری موارد نیازی به استقاده از کاغذ وجود ندارند.

وی کاهش درخواست برای در اختیار قرار دادن تجهیزات اداری با تغییر نگاه کارکنان را ازجمله دستاوردها عنوان کرد و گفت: هدف از این اقدامات این است که کار مراجعه‌کنندگان به روز بعد موکول نشود و رضایت ارباب رجوع جلب شود.

طهماسبی فراهم شدن زیرساختها برای از بین بردن ذهنیت نیاز به استفاده از کاغذ را مهم خواند و به درخواستهای کارمندان اداری و اعضای هیات علمی برای در اختیار داشتن پرینتر اشاره کرد و گفت: ما باید زیرساختی را فراهم کنیم که نیاز به کاغذ وجود نداشته باشد اما این موضوع مادامی که برای ترفیع و ارتقا به کاغذ نیاز است، اجتناب ناپذیر است.

وی ایجاد طرح جامع الکترونیک برای سیستم ترفیع و ارتقا را پیشنهاد کرد و ابراز امیدواری کرد که  این ساختار الکترونیک در دانشکده اجرایی شود و مکانیستم‌هایی درستی برای ازبین بردن اساس این ضرورت‌ها در نظر گرفته شود.

معاون اداری مالی دانشکده پزشکی در پایان با بیان اینکه نیاز به استفاده از کاغذ در امور مالی و برخی قسمت‌های دیگر سازمان همچنان وجود دارد، خاطر‌نشان کرد: این تغییرات بنابر محدودیت‌ها فعلا در سیستم مالی کاربرد ندارد اگرچه به نظر می‌رسد با فراهم شدن زیرساختها بسیاری از موارد را می‌توان در مدیریت امور مالی دانشکده‌ها، معاونت توسعه مدیریت، منابع دانشگاه و حتی در سطح هیات امنا اجرایی کرد